Calendly einbinden: Wo dein Buchungstool überall Besucherdaten anfasst
Calendly lässt Besucher deiner Website direkt einen Termin bei dir buchen, ohne dass vorher eine E-Mail hin- und hergeht. Dafür verlangt das Tool aber einiges: Es setzt Cookies, schickt Buchungsdaten in die USA und braucht einen eigenen Vertrag mit dem Anbieter. Wer Calendly einbindet, hat damit gleich mehrere Datenschutzaufgaben zu erledigen.
Überblick
Was ist Calendly?
Calendly ist ein Terminbuchungstool aus den USA. Du bindest es als Button, als eingebettetes Fenster oder als eigene Unterseite auf deiner Website ein, und Besucher wählen dort einen freien Termin bei dir aus.
| Calendly – DSGVO-Risiko | ||
|---|---|---|
| Cookies | 🔴 | Setzt zustimmungspflichtige Cookies, sobald das Buchungsfenster lädt. |
| Externe Verbindungen | 🔴 | Baut beim Laden automatisch eine Verbindung zu Calendly-Servern auf. |
| Datenschutzerklärung | 🔴 | Muss namentlich in der Datenschutzerklärung stehen. |
| Drittlandtransfer | 🔴 | Daten gehen in die USA. |
| Auftragsverarbeitung | 🔴 | Vertrag mit Calendly LLC nötig. |
| Benutzereingaben | 🔴 | Buchungsformular übermittelt Daten direkt an Calendly. |
| KI-Verarbeitung | 🟡 | Optionale KI-Funktionen können Meeting-Daten von Besuchern verarbeiten. |
Was lädt deine Website, bevor jemand zustimmt?
Kostenlos. Ohne Anmeldung. Ergebnis in 60 Sekunden.
Datenverarbeitung
Welche Daten verarbeitet Calendly?
Sobald jemand auf deiner Website das Buchungsfenster von Calendly öffnet, baut sich im Hintergrund eine Verbindung zu Calendly-Servern in den USA auf, und es werden Cookies gesetzt.
Entscheidet sich der Besucher für einen Termin, trägt er Name, E-Mail-Adresse und oft weitere Angaben wie eine Telefonnummer oder eine kurze Nachricht ein. Diese Daten gehen beim Absenden direkt an Calendly, nicht an dich oder deinen Hosting-Server. Calendly speichert sie, um den Termin zu verwalten, Erinnerungen zu verschicken und die Buchung mit deinem verknüpften Kalender abzugleichen.
Wenn du in Calendly zusätzlich die optionale KI-Funktion nutzt, können auch deine Kontakt- und Termindaten aus Buchungen an eine KI weitergegeben werden.
Cookies
Setzt Calendly Cookies bei deinen Besuchern?
Calendly setzt Cookies, sobald das Buchungsfenster auf deiner Seite geladen wird, unter anderem das Sitzungs-Cookie _calendly_session. Calendly selbst zeigt Besuchern in der EU deshalb ein eigenes Zustimmungsbanner, bevor dauerhafte Cookies gespeichert werden – das ist ein deutliches Zeichen dafür, dass diese Cookies zustimmungspflichtig sind.
Eine Einstellung, mit der sich das Setzen der Cookies bei aktivem Buchungsfenster vollständig abschalten lässt, gibt es nicht: Du kannst zwar Calendlys eigenes Banner beim Einbetten ausblenden, die Cookies werden dadurch aber trotzdem gesetzt. Dein Cookie-Banner muss diese Cookies blockieren, bis der Besucher zustimmt.
Externe Verbindungen
Welche externe Verbindung baut Calendly auf?
Sobald das Buchungsfenster von Calendly auf deiner Seite erscheint, lädt es automatisch Inhalte von calendly.com nach. Diese Verbindung entsteht direkt beim Seitenaufruf. Dein Cookie-Banner muss diese Verbindung blockieren, bis der Besucher zustimmt.
Benutzereingaben
Was passiert mit den Daten aus dem Buchungsformular?
Im Buchungsformular gibt der Besucher Name, E-Mail-Adresse und je nach Einrichtung weitere Angaben wie Telefonnummer oder eine kurze Nachricht ein. Diese Angaben gehen erst raus, wenn das Formular abgeschickt wird – ein Cookie-Banner hilft hier nicht.
Direkt beim Buchungsfenster muss deshalb ein Hinweis auf deine Datenschutzerklärung stehen. Weil die Daten dabei an Calendly übergeben werden, brauchst du zusätzlich einen Vertrag mit Calendly, der genau das regelt.
Drittlandtransfer
Gehen die Buchungsdaten in die USA?
Calendly LLC hat seinen Sitz in den USA, und die Daten deiner Besucher landen dort auf Calendly-Servern. Für diesen Transfer beruft sich Calendly auf ein Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA, das solche Übertragungen unter bestimmten Bedingungen erlaubt.
Auftragsverarbeitung
Brauchst du einen Vertrag mit Calendly?
Calendly verarbeitet die Buchungsdaten deiner Besucher in deinem Auftrag, deshalb brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Calendly LLC. Calendly bindet diesen Vertrag automatisch in seine Nutzungsbedingungen ein – sobald du die Nutzungsbedingungen akzeptierst, gilt er als abgeschlossen.
KI-Verarbeitung
Verarbeitet Calendly Besucherdaten mit KI?
Es gibt einen KI-Assistenten, der Kontakt- und Termindaten durchsucht, die aus Buchungen stammen. Für diese Auswertung gehen die Daten an Sprachmodelle von OpenAI – Calendly nennt aktuell ausschließlich OpenAI als KI-Anbieter, weitere geprüfte Anbieter können mit der Zeit dazukommen.
Laut Calendly bekommt OpenAI dabei nur die Daten, die für die jeweilige Anfrage nötig sind, darf sie nicht zum Training eigener Modelle verwenden, und Calendly speichert zusätzlich eigene Protokolle über die KI-Nutzung, auf die nur ausgewählte Mitarbeiter zugreifen dürfen. Der KI-Assistent ist aktuell nur für ausgewählte Nutzer als Test verfügbar und läuft nicht automatisch bei jeder Buchung mit.
Datenschutzerklärung
Muss Calendly in deine Datenschutzerklärung?
Calendly muss namentlich in deiner Datenschutzerklärung stehen, weil das Tool eigenständig Cookies setzt, eine Verbindung in die USA aufbaut und Buchungsdaten deiner Besucher direkt entgegennimmt.
Wir nutzen Calendly für Buchungssysteme.
Calendly setzt beim Laden der Website Cookies bzw. ähnliche Kennungen ein und baut eine Verbindung zu Servern von Calendly LLC auf. Beides ist nicht technisch notwendig und erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dabei können unter anderem die IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen verarbeitet werden. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Wenn du über ein Formular von Calendly deine Daten eingibst, werden diese durch ein KI-System verarbeitet und an Calendly LLC übermittelt. Soweit Calendly LLC die Daten in unserem Auftrag verarbeitet, besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Bei der Nutzung von Calendly kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA stattfinden. Grundlage der Übermittlung ist das EU-US Data Privacy Framework.
Alternative
Gibt es datenschutzfreundlichere Alternativen zu Calendly?
Hier siehst du, wo Calendly im DSGVO-Vergleich zu anderen Buchungssysteme steht – sortiert nach Datenschutzarbeit. So erkennst du auf einen Blick, ob es Alternativen mit weniger Datenschutzaufwand gibt oder Calendly in Sachen Datenschutz bereits gut aufgestellt ist.
Fehler
Welche Fehler kommen bei Calendly in unseren DSGVO-Checks am häufigsten vor?
Calendly taucht bei 1 % der Websites auf, die unser DSGVO-Scanner bisher geprüft hat. Dabei wurden folgende Fehler festgestellt:
Prozentangaben beziehen sich auf Websites, bei denen Calendly gefunden wurde.
DSGVO-Check
Was bringt dir ein DSGVO-Check für deine Calendly-Einbindung?
Ein Scan auf datenrein.de zeigt dir in Sekunden, welches Buchungsfenster auf deiner Website läuft, welche Cookies dabei gesetzt werden und ob der Hinweis an der richtigen Stelle steht – auch wenn Calendly über eine der vielen freien Einbettungsvarianten und nicht über ein offizielles Plugin eingebunden ist.
Nebenbei hilft uns jeder Scan auch dabei, unsere Erkennung für genau solche Fälle schärfer zu machen. Neugierig, was dein Scan zutage fördert? Ist kostenlos.
